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    為民辦實事,增強服務意識——信訪安全部逐步實現歷史檔案“數字化”管理
    責編:李曉燕 發布時間:2021-12-16 16:26:11 瀏覽次數:

       檔案是對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料,為了充分發揮檔案資源的價值,必須要解決好檔案的收集、保存和利用的問題。自信訪安全部接收金重和糧食公司歷史檔案以來,檔案資料一直固守傳統模式,將紙質文檔存儲在檔案室內。由于檔案時間段跨度較長,自1951年至2016年;檔案種類較多,涉及人員個人檔案、人員技術檔案、黨委檔案、黨辦檔案、團委檔案、行政檔案、工會檔案、重大事項檔案等等,導致檔案查找起來費時費力,每次接待前來查檔的人員需要2-3天后才能予以回復,檔案管理人員也承擔了巨大的工作量,查檔雙方苦不堪言,對日常業務的辦理非常不利。

     
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       隨著計算機信息技術的發展,檔案的“數字化”已成為必然的趨勢。要實現檔案管理的“數字化”,最關鍵的步驟就在于將紙質檔案例如各種文字、圖表、影像等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數據庫中。2021年,為了更好的給金重和糧食公司人員及家屬提供查檔服務,同時提升檔案管理的高效化和精準度,信訪安全部將金重和糧食公司的各類檔案分批整理,每類檔案設立一個電子文檔,每份檔案逐一在檔案袋編輯編號并將對應相關信息錄入到電子文檔中,人員個人檔案除了設立查詢的電子文檔外更是將每人的紙質檔案信息逐頁進行掃描形成圖片儲存。
     
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       截至目前,金重和糧食公司各類檔案累計錄入4000余份,通過檔案“數字化”操作,每次查檔只需打開電子文檔搜索名稱或關鍵字即可找到對應檔案編號,由原來每次查檔需等待2-3天后才能向其提供材料復印件到實現了檔案當日查詢當日辦理,大大提高了來訪人員查檔的效率,獲得調檔人員的一致好評。
                                                                                                                                                (大連裝備 信訪安全部)
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